2022年1月から電子帳簿保存法の改正があります。しかし、この改正は土壇場になって2年延長されることになりました。
下記はその予習としてご活用ください。
アンテナを張っている方なら、少なからず今年に1度は耳にしたワードではないでしょうか？
来年から新しく出来る法律かと思いきや、実は電子帳簿保存法という法律は1998年からある法律です。
ここでなぜ今頃話題に？私たちに何か関係あるの？ってなると思います。
今の電子帳簿保存法は一言で言うと要件のハードルが高く、適用している企業がほぼありません…詳しい内容は割愛しますが気になる方は下記を参考にしてみてください。
改正後は、ほぼ無関係に近かった法律の内容が見直しされることになり、ほぼ全ての事業者が関係する内容になるということになります。
ざっくり言うと、現在は条件を満たせば電子保存をしても良い法律なのに対し、2022年1月からは1部の条件を満たす取引に関しては電子保存をしなくてなならない法律に変わります。
その一部とは、取引先から紙以外で受け取った領収書、請求書等のことを指します。
ポイントは「紙以外」というところです。
具体的に言うと、メールで受け取ったPDFの請求書やWEBシステムからダウンロードした領収書等が該当します。
今までは電子で受け取ったものをプリントアウトし、それを保管していれば良かったのですが、2022年1月からは「電子で受け取ったものは電子で保管しなさい」ということになります。
メールやダウンロードしている帳簿はないから関係ないよって思っている方に注意点があります。
それはアマゾンや楽天等のネットで購入したものもそれに該当すると言うこと。
取引の1％でも電子取引をしている事業者は2022年1月から電子帳簿保存法に基づき何らかの対策が必要になります。
少し前置きが長くなりましたが、今回はその対策について新たなシステムを導入せず、極力費用をかけずに乗り切る対策についてご紹介します。
改正後の電子帳簿保存法を満たす要件
2022年1月改正の電子帳簿保存法において、必ず満たしておかないといけない要件が２つあります。その要件ごとの対策も併せてご紹介します。
検索すればいつでも見れる状態
要件の1つ目は「検索すればすぐに見れる状態」にしておくことです。
対策法としては2点あります。
対策１
対策の1つ目はエクセル等で管理です。これは国税庁の推奨でもあります。イメージは下記のようなものです。
なんか結構アナログですね・・・
取引が少ない事業者であれば対応可能ですが、そこそこの規模の事業者であれば管理が大変になります。ミスも増えそうです。
これはあまりおすすめ出来ません。
対策2
対策の2つ目はファイル名に「年月日」「取引先名」「取引金額」をつけて保存して所定のフォルダで管理する事です。
イメージは下記のようなものです。
この方法が1番簡単で良いのではないでしょうか。
ここで1つ気になることが・・・最近ではWEB請求書での取引も増えてきており、それも上記のフォルダと同じ場所に保存しなくてはならないの？という事。
ここはご安心ください。
恐らくWEB請求書等の電子取引プラットフォームを提供している側が今回の改正法に合うようにシステムを対応させてくるでしょう。
要は検索して探せる状態であれば方法は問わずOKだという事です。
唯一無二で改ざんされていない事の証明
要件の2つ目は「データは唯一無二であり、改ざんされていない」ことが証明できることです。
この要件を満たすには下記の3つの方法があります。下記から1つ選択すればOKです。
- タイムスタンプの付与
- 改ざんできないシステムの導入（訂正削除の記録）
- 事務処理規定
1番、2番を選択すれば特別なシステム導入が必要そうですが、3番を選択すればその必要はありません。
1番、2番の対策方法は割愛し、3番の対策方法のみご紹介します。
事務処理規定の作成
対策
こちらは意外と簡単です。国税庁のホームページにフォーマットがありますのでそれを活用して事務処理規定を作成しましょう。
最後に売上が1000万円以下の小規模事業者に関しては1つ目の対策は不要で2つ目の事務処理規定のみで大丈夫のようです。
対策を講じたからといって売上が上がったり、何かメリットがするもではありませんが最低限の要件はしっかりと満たす必要があります。
事前にしっかり対策をしておきましょう。
