働き方改革、業務効率化、紙媒体の電子化・・・このようなワードは長引くコロナウイルスの影響でさらに重要性を増し、対策に迫られている事業者は少なくないのではないでしょうか。
そんな中、政府からのテレワークの推進により注目を浴びているものがあります。
『WEB請求書』です。
数年前から大手企業を中心に導入が進み、大手企業と取引のある事業者はWEB請求書をメール等で受け取られていると思います。
なぜ今になりWEB請求書が注目がされているかと言うと、答えは簡単です。
会社に行かずに請求書発行業務が出来るからです。
情報が詰まった書類です、さすがにこの業務を家に持ち帰り、せっせと発行作業をするにはリスクが大きくなります。
ということで今回は、「WEB請求書」を導入するメリットについて3つご紹介します。
WEB請求書とは
WEB請求書とは、WEB上で請求書の発行を行うことです。
従来の紙媒体により請求書と比較するとメリットは多くあるのですが、大手企業が先駆けて導入はしているものの、日本企業全体で見るとWEB請求書を採用している企業はまだまだ導入率が低いのが現状です。
しかし、長引くコロナウイルスの影響、政府からのテレワークの推進により企業の関心が高まってきております。
基本的には専用のWEB請求書発行システムを導入し、そのシステム内で顧客管理をし、請求書発行管理を行う流れになります。
中には電子メールを活用し、請求書をPDFで添付し送信している企業もあるかもしれませんが、専用のWEB請求書システムと比べると業務効率化の観点からもかなり非効率的です。
そんなことをことを踏まえて上で、次はWEB請求書を導入する3つのメリットについてご紹介します。
導入する3つのメリット
コスト削減
ますは何といっても、コスト削減です。
これは発行枚数が多ければ多いほど効果が見込めます。
コスト削減と言っても、用紙・インク・封筒・切手はもちろん削減できますが、なんと言っても「人件費」の部分が大きいのです。
請求書を発行するまでには、印刷・封入・郵送という作業が必須になります。ここの部分を削減できることが一番の魅力ではないかと考えております。
しかし、ここで考えておかなければいけない点があります。
それは、請求書を発行する先のお客様は電子請求書の受け取りに合意してもらえるかということです。
WEB請求書は便利ではありますが、お客様の中には変化を受け入れてもらえない先もあります。電子化の導入率を上げないことには大きなコスト削減は見込めません。
この導入率を上げる仕掛けを考えることがWEB請求書システム導入成功のカギを握ると言っても過言ではありません。
業務効率UP
二つ目のメリットは業務効率UPです。
先ほども述べましたが、発送にかかる作業が不要になるので大幅な時間削減が期待できます。またWEB請求書システムでは発行したお客様の確認状況を把握することが可能です。
送付した電子請求書を開いてもらえたのか、また何日間か未確認の場合は再度通知を出すなどの機能もついております。
さらに請求書発行後の問い合わせにも素早く対応できることも可能になります。問合せ後に請求書の控えを多くの請求書の中から探すといった手間の省かれます。
請求書発行業務はたいていは経理部門、時には情報処理部門の業務になるかと思われます。ここの作業は属人化になりやすく、いざというときにバタバタするケースは少なくありません。早いうちに業務の仕組化をしておくことをお勧めします。
セキュリティ強化
最後はセキュリティ面でのメリットです。
一見クラウド上に請求データを公開することはリスクが多いように思われます。
しかし、現状の手作業での発行業務はセキュリティ面で強いと言えるでしょうか？
手作業でするわけですから当然ミスが起きることは想定できます。郵送時のトラブルもなくはないでしょう。
その点、WEB請求書システムは暗号化技術等を駆使してきっちり対策が取られています。ただし、100％安全ということではありませんが・・・
災害時のバックアップ体制も整っています。WEB請求書システムを提供している事業はたいてい安全な場所のデータセンターと契約しています。万が一の際、データは守られる仕組みはあらかじめ整備されているのです。
また、働き方改革・テレワーク推進で、やむを得ず請求書を持ち帰る（社内規定が無視されることも想定）といった危険な行動を防ぐことも可能。クラウドサービスであればわざわざ会社に出て発送業務を行うことがなく、テレワークとも非常に相性がいいです。
導入の流れ
1.WEB請求書システムの選定
選定に不安な場合はIT顧問・ベンダー等に相談してみましょう。
2.送付先の登録
WEB請求書システムではメールで通知することが一般的ですので、送付先のメールアドレスの取得が必要です。
3.送付先への案内
メールまたは郵送にて電子化を始める旨をお知らせします。
4.帳票データ作成
帳票データをPDFまたは、CSVで作成します。
5.データアップデート＆送信
作成したデータをシステムに取り込み、送信します。
まとめ
コスト削減・効率化・セキュリティ強化に効果的なWEB請求書システムですが、2021年9月の「デジタル庁の発足」を皮切りに「電子請求書の推進」を政府は進めていく方向で動いています。
導入するまでには準備期間も含め2～3か月ほどはかかります。
バタバタしないためにも早めにご準備されることをお勧めします。
導入等でお困り、ご相談の際は下記をご参照ください。
